Audit manajemen adalah suatu teknik pemeriksaan dalam suatu perusahaan yang mencakup tentang prosedur, metode penilaian, kelayakan dan pendekatan-pendekatan untuk menganalisis hasil kinerja perusahaan yang akhirnya dapat mengevaluasi efisiensi dan efektifitas perusahaan.
Tujuan Audit Manajemen
1. Penilaian atas pengendalian untuk menentukan apakah pengendalian (administrasi) yang ada telah memadai dan terbukti efektif dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan perusahaan.
2. Penilaian atas pelaksanaan mengumpulkan informasi untuk menentukan apakah kegiatan perusahaan telah berjalan secara efektif dan efisien.
3. Memberikan bantuan kepada manajemen melalui rekomendasi perbaikan yang diperlukan oleh perusahaan. Dalam membantu manajemen, auditor harus memahami dahulu prinsip-prinsip manajemen yang diterapkan dan fungsi-fungsi manajemen.
Tahapan dalam Audit Manajemen
1. Pengenalan ruang lingkup proyek
Tahap pengenalan dengan tujuan untuk memperoleh pemahaman mengenai latar belakang serta kegiatan yang diperiksa. Hal ini membantu auditor mengidentifikasi masalah yang timbul, menemukan penyebabnya dan kemudian melakukan tindakan perbaikan.
2. Rencana, persiapan dan organisasi
Meneliti dan menelusuri lingkup setiap sumber dokumentasi, kemudian dianalisa dan selanjutnya diperbaharui.
3. Pengumpulan fakta dan pembaharuan dokumen
Mengumpulkan seluruh data pemberitahuan yang berhubungan dengan ruang lingkup dari proyek termaksud. Data ini dapat diperoleh dari surat-menyurat ataupun melalui wawancara pada karyawan.
4. Riset dan analisis
Pemeriksa mengumpulkan semua bukti dan data yang sangat penting untuk mendukung suatu kesimpulan pendapat pada pimpinan teratas. Dan selanjutnya penelitian akan diubah sesuai dengan tujuan perencanaan dan mengevaluasi keadaan lingkup tertentu.
5. Laporan
Dari hasil pengujian dan pemeriksaan yang dilaksanakan, kemudian dibuat laporan hasil audit secara menyeluruh yang merupakan kesimpulan atas pemeriksaan yang dilakukan.
Ruang Lingkup Audit Manajemen
1) Audit Manajemen pada Fungsi Pemasaran
Pada fungsi ini audit bertujuan untuk :
- menilai bagaimana setiap program/aktivitas pemasaran yang dilakukan mencapai tujuannya melalui pengelolaan sumber daya yang ekonomis dan efisien.
- menilai bagaimana perusahaan menetapkan strategi pemasarannya apakah sudah sesuai dengan lingkungan pemasaran yang dihadapi perusahaan?
- mengidentifikasi ancaman yang dihadapi perusahaan dan merencanakan perbaikan yang diperlukan untuk mengeliminasi ancaman tersebut.
Hasil audit yang obyektif tentang kinerja pemasaran dan berbagai kekurangan pengelolahan pemasaran dapat segera dilakukan alternatif solusi atas kekurangan yang ada tersebut.
Beberapa ruang lingkup audit manajemen pemasaran meliputi:
a) Lingkungan Pemasaran
Menekankan audit pada analisis terhadap kondisi ekonomi makro yang berpengaruh baik secara langsung maupun tidak langsung kepada aktivitas pemasaran perusahaan. mencakup penilaian terhadap pelanggan, pesaing, dan faktor yang berpengaruh terhadap perusahaan (ekonomi, teknologi, sosial, politik)
b) Strategi Pemasaran
Menekankan kepada cara mencapai tujuan dan strategi pemasaran yg mencakup pengkajian strategi pemasaran yang telah ditetapkan perusahaan relevan/tidak dengan lingkungan yang dihadapi.
c) Organisasi Pemasaran
Menekankan pada penilaian terhadap kemampuan struktur organisasi pemasaran dalam menerapkan strategi yang telah ditetapkan yg mencakup pengkajian kemampuan tim dalam berinteraksi secara efektif dengan bagian-bagian seperti litbank, keuangan, pembelian dan sebagainya.
d) Sistem Pemasaran
Menekankan pada penilaian terhadap sistem yang digunakan dalam kegiatan pemasaran, yang mencakup perencanaan dan pengendalian operasi pemasaran.
e) Produktivitas Pemasaran
Menekankan pada pengujian terhadap berbagai program/aktivitas pemasaran dan pengeluaran biaya yang berkaitan dengan aktivitas tersebut. mencakup analisis produktivitas, profitabiitas produk, kelompok pelanggan, dan analisis biaya pemasaran.
f) Fungsi Pemasaran
Menekankan audit pada penilaian terhadap berbagai unsur bauran pemasaran (marketing mix) yang ditetapkan perusahaan.
2) Audit Sumber Daya Manusia
Audit manajemen pada fungsi ini bertujuan untuk menilai apakah kebutuhan SDM suatu perusahaan sudah terpenuhi dengan cara yang hemat, efisiensi dan efektif.
Ruang lingkup pada audit ini mencakup keseluruhan dari proses SDM yang meliputi: 1. Perencanaan tenaga kerja 2. Penerimaan (rekrutmen) karyawan 3. Seleksi 4. Orientasi dan penempatan 5. Pelatihan dan pengembangan 6. Penilaian kerja 7. Pengembangan karier 8. Sistem imbalan dan kompensasi 9. Perlindungan karyawan 10. Hubungan karyawan 11. Pemutusan hubungan kerja (PHK)
3) Audit Mutu
Audit mutu merupakan suatu pengujian yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah aktivitas mutu dan hasil sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah pengaturan yang direncanakan tersebut diterapkan secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan. Kualitas pada saat ini banyak digunakan sebagai strategi dalam memenangkan persaingan. Menawarkan produk dengan kualitas yang relatif lebih tinggi dan harga yang relatif sama dari pesaing dapat menjadi modal bagi perusahaan untuk memperluas pangsa pasarnya. Tetapi kualitas juga bisa menjadi pemborosan bagi perusahaan. Produk dengan kualitas rendah (tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan) akan membutuhkan berbagai tambahan sumber daya (tenaga, bahan, waktu dan sebagainya) untuk menjadikan produk tersebut mencapai kualitas yang sesuai dengan standar yang telah di tetapkan. Oleh sebab itu, produk yang dihasilkan dengan kualitas yang rendah merupakan salah satu sumber pemborosan bagi perusahaan.
Audit sistem kepastian mutu merupakan suatu pengujian yang sistematis dan independen yang bertujuan untuk menilai apakah sistem kepastian mutu yang diterapkan perusahaan telah mampu memandu proses operasi perusahaan untuk dapat mencapai kualitas produk sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Produk yang memenuhi standar kualitas pada dasarnya adalah produk yang sesuai dengan kebutuhan dan keamanan pelanggan.
Tipe Audit
Tipe audit dapat dibedakan tergantung dari pada obyek dan tujuan audit :
a) Internal dan Eksternal
Audit Internal : audit yang dilakukan oleh pihak dari dalam organisasi/perusahaan itu sendiri.
Audit Eksternal : audit yang dilakukan oleh pihak di luar organisasi/perusahaan.
b) Sistem, Produk, Proses, Lokasi, dan Organisasional
Audit ini mensyaratkan keahlian teknologi auditor.
c) Garis dasar (baseline) dan reguler
Baseline audit, biasanya lebih menyeluruh dan intensif.
Regular audit, dapat diperluas dengan audit khusus atau audit ad hoc dengan alasan kerusakan yang banyak, perubahan-perubahan, dan ketersediaan sumber daya.
d) Khusus dan komprehensif
Audit khusus (special audits), adalah terbatas. Audit komprehensif (comprehensive audits), mencakup area lain seperti akuntansi, operasi, pemasaran.
Pihak-pihak dalam Audit Manajemen
Klien; yaitu pihak yang membutuhkan jasa audit.
Auditor; pihak yang merencanakan dan melakukan kegiatan audit/pemeriksaan dan melaporkan kepada klien.
Auditee; adalah orang yang memfasilitasi yang dibutuhkan auditor dan bertanggung jawab untuk area yang diaudit
Pihak yang berkepentingan terhadap hasil audit dengan berbagai kepentingan dan tujuan:
(1) Perusahaan (manajemen puncak), untuk menilai seberapa mampu jajaran dibawahnya mengimplementasikan sistem manajemen kualitas yg telah disepakati & menjadi panduan operasional perusahaan dalam mencapai tingkat kualitas yg telah ditetapkan.
(2) Pelanggan, untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dikonsumsi/digunakan telah sesuai dengan standar kualitas yang disyaratkan.
(3) Pemerintah, untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dihasilkan dan dilepas ke pasar telah sesuai dg standar kualitas yang telah ditetapkan pemerintah dan aman untuk dikonsumsi/digunakan oleh konsumen.
(4) Asosiasi, untuk mendapatkan informasi tentang bagaimana perusahaan yang menjadi anggotanya mengelola manajemen kualitasnya sehingga mampu menghasilkan produk sesuai dengan yg disyaratkan pelanggannya.
(5) Lembaga sertifikasi, untuk menilai kemampuan perusahaan dalam menerapkan sistem kepastian kualitas yg telah ditetapkan oleh lembaga sertifikasi, sehingga bisa diambil tindak lanjut dari keberadaan sertifikasi yang telah diberikan.
Lima klausul dari ISO 9001: 2001 memberi rujukan tentang sistem kepastian kualitas :
Klausul 4 tentang Sistem Manajemen Kualitas.
Klausul 5 tentang Tanggung Jawab Manajemen
Klausul 6 tentang Manajemen Sumber Daya
Klausul 7 tentang Realisasi Produk
Klausul 8 tentang Pengukuran, Analisis, dan peningkatan
Hubungan antara Auditee dan Auditor
Hubungan antara auditor dengan auditee-nya harus dikembangkan dalam bentuk hubungan kerja. Pendekatan yang digunakan berorientasi pada pemecahan masalah dan pengambilan keputusan atas berbagai alternatif dengan orientasi peningkatan atau perbaikan bagi organisasi secara menyeluruh. Untuk menetapkan hal tersebut perlu kematangan kedua pihak untuk memahami posisinya masing-masing dalam bentuk yang lebih konkret.
Menekankan audit pada analisis terhadap kondisi ekonomi makro yang berpengaruh baik secara langsung maupun tidak langsung kepada aktivitas pemasaran perusahaan. mencakup penilaian terhadap pelanggan, pesaing, dan faktor yang berpengaruh terhadap perusahaan (ekonomi, teknologi, sosial, politik)
b) Strategi Pemasaran
Menekankan kepada cara mencapai tujuan dan strategi pemasaran yg mencakup pengkajian strategi pemasaran yang telah ditetapkan perusahaan relevan/tidak dengan lingkungan yang dihadapi.
c) Organisasi Pemasaran
Menekankan pada penilaian terhadap kemampuan struktur organisasi pemasaran dalam menerapkan strategi yang telah ditetapkan yg mencakup pengkajian kemampuan tim dalam berinteraksi secara efektif dengan bagian-bagian seperti litbank, keuangan, pembelian dan sebagainya.
d) Sistem Pemasaran
Menekankan pada penilaian terhadap sistem yang digunakan dalam kegiatan pemasaran, yang mencakup perencanaan dan pengendalian operasi pemasaran.
e) Produktivitas Pemasaran
Menekankan pada pengujian terhadap berbagai program/aktivitas pemasaran dan pengeluaran biaya yang berkaitan dengan aktivitas tersebut. mencakup analisis produktivitas, profitabiitas produk, kelompok pelanggan, dan analisis biaya pemasaran.
f) Fungsi Pemasaran
Menekankan audit pada penilaian terhadap berbagai unsur bauran pemasaran (marketing mix) yang ditetapkan perusahaan.
2) Audit Sumber Daya Manusia
Audit manajemen pada fungsi ini bertujuan untuk menilai apakah kebutuhan SDM suatu perusahaan sudah terpenuhi dengan cara yang hemat, efisiensi dan efektif.
Ruang lingkup pada audit ini mencakup keseluruhan dari proses SDM yang meliputi: 1. Perencanaan tenaga kerja 2. Penerimaan (rekrutmen) karyawan 3. Seleksi 4. Orientasi dan penempatan 5. Pelatihan dan pengembangan 6. Penilaian kerja 7. Pengembangan karier 8. Sistem imbalan dan kompensasi 9. Perlindungan karyawan 10. Hubungan karyawan 11. Pemutusan hubungan kerja (PHK)
3) Audit Mutu
Audit mutu merupakan suatu pengujian yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah aktivitas mutu dan hasil sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah pengaturan yang direncanakan tersebut diterapkan secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan. Kualitas pada saat ini banyak digunakan sebagai strategi dalam memenangkan persaingan. Menawarkan produk dengan kualitas yang relatif lebih tinggi dan harga yang relatif sama dari pesaing dapat menjadi modal bagi perusahaan untuk memperluas pangsa pasarnya. Tetapi kualitas juga bisa menjadi pemborosan bagi perusahaan. Produk dengan kualitas rendah (tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan) akan membutuhkan berbagai tambahan sumber daya (tenaga, bahan, waktu dan sebagainya) untuk menjadikan produk tersebut mencapai kualitas yang sesuai dengan standar yang telah di tetapkan. Oleh sebab itu, produk yang dihasilkan dengan kualitas yang rendah merupakan salah satu sumber pemborosan bagi perusahaan.
Audit sistem kepastian mutu merupakan suatu pengujian yang sistematis dan independen yang bertujuan untuk menilai apakah sistem kepastian mutu yang diterapkan perusahaan telah mampu memandu proses operasi perusahaan untuk dapat mencapai kualitas produk sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Produk yang memenuhi standar kualitas pada dasarnya adalah produk yang sesuai dengan kebutuhan dan keamanan pelanggan.
Tipe Audit
Tipe audit dapat dibedakan tergantung dari pada obyek dan tujuan audit :
a) Internal dan Eksternal
Audit Internal : audit yang dilakukan oleh pihak dari dalam organisasi/perusahaan itu sendiri.
Audit Eksternal : audit yang dilakukan oleh pihak di luar organisasi/perusahaan.
b) Sistem, Produk, Proses, Lokasi, dan Organisasional
Audit ini mensyaratkan keahlian teknologi auditor.
c) Garis dasar (baseline) dan reguler
Baseline audit, biasanya lebih menyeluruh dan intensif.
Regular audit, dapat diperluas dengan audit khusus atau audit ad hoc dengan alasan kerusakan yang banyak, perubahan-perubahan, dan ketersediaan sumber daya.
d) Khusus dan komprehensif
Audit khusus (special audits), adalah terbatas. Audit komprehensif (comprehensive audits), mencakup area lain seperti akuntansi, operasi, pemasaran.
Pihak-pihak dalam Audit Manajemen
Klien; yaitu pihak yang membutuhkan jasa audit.
Auditor; pihak yang merencanakan dan melakukan kegiatan audit/pemeriksaan dan melaporkan kepada klien.
Auditee; adalah orang yang memfasilitasi yang dibutuhkan auditor dan bertanggung jawab untuk area yang diaudit
Pihak yang berkepentingan terhadap hasil audit dengan berbagai kepentingan dan tujuan:
(1) Perusahaan (manajemen puncak), untuk menilai seberapa mampu jajaran dibawahnya mengimplementasikan sistem manajemen kualitas yg telah disepakati & menjadi panduan operasional perusahaan dalam mencapai tingkat kualitas yg telah ditetapkan.
(2) Pelanggan, untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dikonsumsi/digunakan telah sesuai dengan standar kualitas yang disyaratkan.
(3) Pemerintah, untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dihasilkan dan dilepas ke pasar telah sesuai dg standar kualitas yang telah ditetapkan pemerintah dan aman untuk dikonsumsi/digunakan oleh konsumen.
(4) Asosiasi, untuk mendapatkan informasi tentang bagaimana perusahaan yang menjadi anggotanya mengelola manajemen kualitasnya sehingga mampu menghasilkan produk sesuai dengan yg disyaratkan pelanggannya.
(5) Lembaga sertifikasi, untuk menilai kemampuan perusahaan dalam menerapkan sistem kepastian kualitas yg telah ditetapkan oleh lembaga sertifikasi, sehingga bisa diambil tindak lanjut dari keberadaan sertifikasi yang telah diberikan.
Lima klausul dari ISO 9001: 2001 memberi rujukan tentang sistem kepastian kualitas :
Klausul 4 tentang Sistem Manajemen Kualitas.
Klausul 5 tentang Tanggung Jawab Manajemen
Klausul 6 tentang Manajemen Sumber Daya
Klausul 7 tentang Realisasi Produk
Klausul 8 tentang Pengukuran, Analisis, dan peningkatan
Hubungan antara Auditee dan Auditor
Hubungan antara auditor dengan auditee-nya harus dikembangkan dalam bentuk hubungan kerja. Pendekatan yang digunakan berorientasi pada pemecahan masalah dan pengambilan keputusan atas berbagai alternatif dengan orientasi peningkatan atau perbaikan bagi organisasi secara menyeluruh. Untuk menetapkan hal tersebut perlu kematangan kedua pihak untuk memahami posisinya masing-masing dalam bentuk yang lebih konkret.
